Informationsklausel

Der Verwalter Ihrer persönlichen Daten ist: EMBS Sp. z o.o. mit Sitz in der Alberta-Einstein-Straße 36, 44-109 Gliwice, REGON: 6482326274, USt-IdNr.: 6482326274 (im Folgenden als „Datenverwalter“ oder „EMBS“ bezeichnet). Als Datenverwalter sind wir dafür verantwortlich, die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten und die Art und Weise ihrer Verwendung im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften zu gewährleisten, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung; im Folgenden „DSGVO“ genannt).

Wenn Sie Fragen haben, können Sie diese an die Postanschrift unseres Hauptsitzes oder an die E-Mail-Adresse senden: rodo@embatterysystems.com.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche hat einen Datenschutzinspektor ernannt. Der Datenschutzbeauftragte ist Herr Tomasz Banasik, der Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gibt. Die Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten ist möglich unter: rodo@embatterysystems.com.

Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit Ihre personenbezogenen Daten in folgendem Umfang verarbeiten:

1. Eine Einzelperson mit einem Einzelunternehmen, die einen Vertrag mit der EMBS geschlossen hat oder gegen die auf ihren Antrag hin vorvertragliche Maßnahmen ergriffen wurden.

• Notwendigkeit zur Erfüllung eines von dieser Person mit EMBS geschlossenen Vertrags oder zur Vornahme von Maßnahmen auf Ersuchen dieser Person vor Abschluss eines Vertrags auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO;
• Die Notwendigkeit, den gesetzlichen Verpflichtungen von EMBS, insbesondere aus dem Steuerrecht und den Rechnungslegungsvorschriften, auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO nachzukommen;
• Zwecke, die sich aus den von EMBS verfolgten berechtigten Interessen ergeben, insbesondere zur Sicherstellung der Kontaktaufnahme vor Vertragsabschluss und während der Vertragslaufzeit sowie zur Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr etwaiger Ansprüche auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO;
• Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften verarbeitet werden, d.h. für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Beendigung der Zusammenarbeit für buchhalterische und steuerliche Zwecke.

2. Bevollmächtigter, Kontaktperson oder sonstige Person auf Seiten der Einrichtung, die den Vertrag mit EMBS geschlossen hat, oder sonstige Person, die an der Ausführung des Vertrags mit EMBS beteiligt ist.

• Zwecke, die sich aus rechtlich begründeten Interessen von EMBS ergeben, insbesondere die Sicherstellung des Kontakts mit einer Einrichtung, die Partei eines mit EMBS geschlossenen Vertrags ist, die Überprüfung, ob eine Person, die mit EMBS Kontakt aufnimmt, befugt ist, Handlungen im Namen dieser Einrichtung vorzunehmen, die ordnungsgemäße Erfüllung eines mit EMBS geschlossenen Vertrags und die Feststellung, Untersuchung oder Abwehr möglicher Ansprüche auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO;
• Notwendigkeit zur Erfüllung der der EMBS obliegenden gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere nach dem Steuerrecht und den Rechnungslegungsvorschriften auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO;
• Daten, die für die Dauer des Vertrags und für einen Zeitraum von 5 Jahren nach dessen Beendigung zu buchhalterischen und rechtlichen Zwecken verarbeitet werden.

3. Antragsteller bei der EMBS auf Beschäftigung/Mitarbeit.

• Notwendigkeit für die Durchführung des Einstellungsverfahrens gemäß Artikel 22(1) des Gesetzes vom 26. Juni 1974. – Arbeitsgesetzbuch (Gesetzblatt von 2018, Art. 917 j.t., in der geänderten Fassung) – im Falle einer Beschäftigung im Rahmen eines Arbeitsvertrags;
• Die Notwendigkeit, das Einstellungsverfahren durchzuführen und auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrages auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO tätig zu werden – im Falle einer Beschäftigung im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrages;
• Die Notwendigkeit der Durchführung künftiger Einstellungsverfahren auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO – im Falle der freiwilligen Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke, die für künftige Einstellungsverfahren erforderlich sind;
• Die Daten werden bis zum Ende des Rekrutierungsprozesses gespeichert. Wenn Sie zugestimmt haben, an zukünftigen Einstellungsverfahren teilzunehmen – für einen Zeitraum von 1 Jahr oder bis Sie Ihre Zustimmung zurückziehen.

4. Bewerber für ein Praktikum bei der EMBS

• Die Notwendigkeit, das Einstellungsverfahren durchzuführen und auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO tätig zu werden;
• Die Notwendigkeit zur Durchführung künftiger Einstellungsverfahren auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO – im Falle einer freiwilligen Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke, die für künftige Einstellungsverfahren erforderlich sind;
• Die Daten werden bis zum Ende des Einstellungsverfahrens verarbeitet. Im Falle einer Einwilligung zur Teilnahme an zukünftigen Einstellungsverfahren – für einen Zeitraum von maximal 1 Jahr oder bis zum Widerruf der Einwilligung;
• Die Daten werden für die Dauer des Praktikums und anschließend für einen Zeitraum von 6 Jahren nach Beendigung des Praktikums zum Zwecke der Geltendmachung oder Abwehr etwaiger Ansprüche gemäß den Bestimmungen über die Verjährung von Ansprüchen verarbeitet.

5. EMBS-Mitarbeiter

• Notwendigkeit für die Durchführung des Beschäftigungsprozesses, u. a. gemäß Artikel 22 Absatz 1 des Gesetzes vom 26. Juni 1974. – Arbeitsgesetzbuch (Gesetzblatt von 2018, Art. 917 j.t., in der geänderten Fassung) – im Falle einer Beschäftigung auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags;
• Notwendigkeit, das Beschäftigungsverfahren durchzuführen und auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO tätig zu werden – im Falle eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags;
• Personalakten, die für 10 Jahre für nach dem 1.01.2019 eingestellte Mitarbeiter und für 50 Jahre für vor diesem Datum eingestellte Mitarbeiter verarbeitet werden. Aufzeichnungen im Zusammenhang mit zivilrechtlichen Verträgen – 6 Jahre lang.

6. Personen, deren Bild durch Videoüberwachung erfasst wurde.

• Zwecke, die sich aus den von der EMBS verfolgten berechtigten Interessen ergeben, insbesondere im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, die Sicherheit der Beschäftigten und den Schutz des Eigentums zu gewährleisten, auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO;
• Speicherung der Videoaufzeichnungen für maximal 3 Monate.

7. Absender oder Empfänger von Mitteilungen

• Zwecke, die von der EMBS auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, die ordnungsgemäße Weiterleitung und Überwachung des Schriftverkehrs zu gewährleisten, verfolgt werden;
• Daten, die für einen Zeitraum von 5 Jahren verarbeitet werden, wie gesetzlich vorgeschrieben.

8. EMBS-Besucher /Gäste

• Zwecke, mit denen die berechtigten Interessen der EMBS im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, die Sicherheit zu gewährleisten, durch das Führen von Ein- und Ausreiseprotokollen auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verfolgt werden;
• Ein- und Ausreiseprotokolle werden 1 Jahr lang ab dem Datum des Besuchs aufbewahrt.

9. Mitarbeiter von Transportunternehmen, die mit EMBS zusammenarbeiten

• Zwecke, die auf Grund der berechtigten Interessen der EMBS im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, die Sicherheit zu gewährleisten und den Ausgabe-/Empfangsprozess zu verwalten, auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO verfolgt werden;
• Daten, die für die Dauer der Geschäftsbeziehung und bis zu 5 Jahre danach verarbeitet werden, wie gesetzlich vorgeschrieben.

10. Personenbezogene Daten von Hinweisgebern, Zeugen und Verletzern werden von EMBS verarbeitet, um die Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten und Hinweisgeber zu schützen.

• Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Hinweisgebern ist erforderlich, um die rechtlichen Verpflichtungen von EMBS gemäß dem Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern vom 14. Juni 2024 und der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Hinweisgebern nach dem Unionsrecht zu erfüllen – Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO;
• Wenn es erforderlich ist, den Wahrheitsgehalt und die Glaubwürdigkeit einer Meldung festzustellen und Folgemaßnahmen durchzuführen, können die Daten auf der Grundlage der berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO);
• Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Gesundheitsdaten, kann auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g) DSGVO in Verbindung mit Artikel 8 Absatz 4 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern erfolgen, um die ordnungsgemäße Bearbeitung von Meldungen zu gewährleisten;
• Personenbezogene Daten von Hinweisgebern werden für den Zeitraum aufbewahrt, der für die Untersuchung der Meldung und etwaige Folgemaßnahmen erforderlich ist, jedoch nicht länger als drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahmen oder die durch diese Maßnahme eingeleiteten Verfahren abgeschlossen wurden, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

 

In jeder Phase der Datenverarbeitung durch uns haben Sie (in der Regel) das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten zu erhalten, einschließlich des Rechts, über den Umfang der von uns verarbeiteten Daten informiert zu werden und eine Kopie dieser Daten zu erhalten.
• Ihre Daten zu ändern und zu berichtigen, einschließlich der Einschränkung des Umfangs der Verarbeitung, sofern dem keine anderen gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen.
• Ihre Daten vollständig zu löschen („Recht auf Vergessenwerden“), es sei denn, es besteht ein rechtlicher Widerspruch.
• keine automatisierten Entscheidungen auf der Grundlage von Profiling treffen zu müssen.
• der unangemessenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (einschließlich des Widerrufs der Einwilligung).
• Ihre Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, wenn die Daten im Zusammenhang mit einer erteilten Einwilligung oder einem abgeschlossenen Vertrag verarbeitet werden.
• eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, d. h. beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau), einzureichen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Anfragen korrekt und mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet werden, haben wir ein standardisiertes Formular erstellt, mit dem Sie die Ausübung Ihrer Rechte beantragen können. Das Formular erhalten Sie von uns bei der ersten Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem Antrag auf Ausübung eines Rechts. Wir nehmen auch Anträge entgegen, die nicht auf unserem Format eingereicht wurden.

Sie können die ausgefüllten Anträge persönlich oder per Post an die von uns angegebene Adresse des EMBS-Sitzes schicken oder per E-Mail an rodo@embatterysystems.com einreichen, indem Sie eine elektronisch unterzeichnete Bewerbung oder einen Scan eines manuell unterzeichneten Dokuments schicken. Jeder Antrag, den Sie einreichen, wird individuell und im Zusammenhang mit den geltenden Rechtsvorschriften geprüft. Die Möglichkeit, ein bestimmtes Recht auszuüben, kann von der Rechtsgrundlage abhängen, die für den spezifischen Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten verwendet wird, und davon, ob die Verarbeitung nicht von der Erfüllung eines Vertrags oder einer Dienstleistung abhängig ist.

Ihr Antrag wird ohne unnötige Verzögerung und innerhalb einer Frist von höchstens einem Monat nach Eingang bearbeitet, obwohl es möglich ist, dass wir aufgrund der Art des Antrags diese Frist nicht einhalten können. Sollte dies der Fall sein, werden Sie über die Verzögerung und die Gründe dafür informiert. Ebenso werden Sie in einem solchen Fall über die Gründe für die Ablehnung Ihres Antrags informiert.

Bitte beachten Sie, dass Ihre erste Anfrage kostenlos ist. Sollte Ihre Anfrage jedoch unbegründet oder übertrieben sein, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen eine Gebühr für die erneute Bereitstellung der Informationen zu berechnen. Über die Höhe der Gebühr oder einen anderen Grund, warum wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten können, werden Sie unverzüglich informiert.

Um die Sicherheit der bereitgestellten Informationen zu gewährleisten, behalten wir uns außerdem das Recht vor, die Art und Weise der Bereitstellung der Informationen zu ändern, falls wir nicht in der Lage sind, Sie korrekt als die Person zu identifizieren, die berechtigt ist, die Daten zu erhalten, und Sie darüber zu informieren. Wird das Recht auf Datenübertragbarkeit in Anspruch genommen, wird der für die Verarbeitung Verantwortliche die Daten direkt an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln, sofern dies technisch möglich ist. Die Person, die die Ausübung dieses Rechts beantragt, wird über die Entscheidung, ob die Übermittlung möglich ist, informiert.

Wir können personenbezogene Daten an die folgenden Parteien weitergeben, wenn dies erforderlich ist, um die Zwecke zu erfüllen, für die wir sie gesammelt haben:

• Verbundene Unternehmen innerhalb der EMBS-Gruppe;
• Externe Dritte, einschließlich Strafverfolgungs- oder andere Behörden, wenn dies erforderlich ist, um einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen.

Wir verlangen von allen Dritten, dass sie die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten respektieren und sie in Übereinstimmung mit dem Gesetz behandeln. Wir gestatten unseren Drittdienstleistern nicht, personenbezogene Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden, und erlauben ihnen nur, personenbezogene Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Wir weisen darauf hin, dass die von uns verarbeiteten Daten nicht Gegenstand einer automatisierten Entscheidungsfindung und Profiling sind. Personenbezogene Daten werden hauptsächlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. In einigen wenigen Fällen können personenbezogene Daten an Orte außerhalb des EWR (z. B. in den USA) übermittelt und dort gespeichert werden. Sie können auch von Mitarbeitern außerhalb des EWR verarbeitet werden, die für einen unserer Dienstleistungsanbieter tätig sind. Wir werden angemessene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher sind und in Übereinstimmung mit diesem Datenschutzhinweis und den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden, unter anderem durch den Abschluss angemessener vertraglicher Bedingungen mit der Partei, die die Daten von außerhalb des EWR erhält. Sollte es zu einer Übermittlung solcher Daten kommen, werden wir Sie in einem gesonderten Formular darüber informieren.

Gegebenenfalls sehen wir geeignete Schutzmaßnahmen vor, wie zum Beispiel:

• Von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln: Diese werden in Verträgen mit Datenempfängern außerhalb des EWR verwendet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Weitere Einzelheiten zu Standardvertragsklauseln finden Sie unter Europäische Kommission – Standardvertragsklauseln.
• EU-US-Datenschutzrahmen: Ein am 10. Juli 2023 gebilligter Mechanismus, der die frühere EU-US-Datenschutzschild-Regelung ersetzt und neue verbindliche Garantien einführt, um den Zugang von US-Geheimdiensten zu Daten einzuschränken und EU-Bürgern Rechtsschutz zu bieten. Weitere Einzelheiten über den EU-US-Datenschutzrahmen finden Sie auf der Website des Datenschutzrahmens.
• Zustimmung: Soweit erforderlich, holen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR ein.

Sie haben das Recht, eine Kopie der angemessenen Sicherheitsvorkehrungen für die Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des EWR zu erhalten, indem Sie uns über die in Absatz 1 genannten Kontaktdaten kontaktieren.

Bei der Bewerbung um eine Stelle in unserem Unternehmen erfassen, speichern und verwenden wir personenbezogene Daten von Bewerbern, einschließlich der in einem Lebenslauf, einem Bewerbungsformular oder einem Anschreiben gemachten Angaben, der bei Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen gemachten Angaben, der Aufzeichnungen über Qualifikationen, Fähigkeiten und Ausbildung, der Referenzen, der Kopien von Arbeitsrechtsdokumenten und der Aufzeichnungen von Überprüfungen vor der Einstellung.

Wir verwenden die von uns gesammelten Einstellungsinformationen, um:

• Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle/Rolle zu bewerten;
• mit den Bewerbern über den Einstellungsprozess zu kommunizieren;
• zu entscheiden, ob wir einen Arbeitsvertrag (oder einen anderen Dienstleistungsvertrag) mit einem Bewerber abschließen;
• Aufzeichnungen über unsere Einstellungsprozesse zu führen; und
• die Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Vorbehaltlich der örtlichen Gesetzgebung können wir Einstellungsinformationen bis zu zwei Jahre aufbewahren, nachdem wir die Entscheidung, einem Bewerber eine bestimmte Stelle zuzuweisen, mitgeteilt haben. Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten für den oben genannten Zeitraum aufzubewahren, um im Falle eines Rechtsstreits nachweisen zu können, dass wir Bewerber nicht aus ungesetzlichen Gründen diskriminiert haben und dass wir die Einstellung auf faire und transparente Weise durchgeführt haben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Daten auch für spätere Einstellungen gespeichert werden, fügen Sie bitte in Ihrem Lebenslauf oder in der Nachricht, die Sie an uns senden, die folgende Einwilligung hinzu: „Ich bin mit der Verarbeitung der in meinem Lebenslauf enthaltenen personenbezogenen Daten für künftige Einstellungsverfahren durch EMBS Sp. z o.o. einverstanden“.

Bewerbung über externe Portale: Sie können unsere offenen Stellen auch auf externen Portalen wie pracuj.pl und LinkedIn finden. Wir ermutigen Sie, sich über diese Portale zu bewerben oder einen aktuellen Lebenslauf an career@embatterysystems.com zu schicken. Bitte geben Sie in der Betreffzeile Ihrer Nachricht den Namen der Stelle an, für die Sie sich interessieren. Wir ermutigen Sie auch dann, sich zu bewerben, wenn wir derzeit keine bestimmten Stellen ausschreiben.

Um den unbefugten oder unrechtmäßigen Zugriff auf personenbezogene Daten, ihren zufälligen Verlust, ihre Beschädigung oder Zerstörung zu verhindern, setzt EMBS geeignete technische Lösungen und Sicherheitsmaßnahmen ein, die den Anforderungen der DSGVO und anderer allgemein anwendbarer Gesetze entsprechen.

Zugang zu personenbezogenen Daten haben EMBS und von EMBS beauftragte Personen, die sich zur Wahrung der Vertraulichkeit dieser personenbezogenen Daten verpflichtet haben.

Wenn Sie Bedenken/Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder diesbezügliche Beschwerden vorbringen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an uns, damit wir Ihre Fragen/Beschwerden beantworten können. Die Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen und des designierten Datenschutzbeauftragten der EMBS sind in Absatz 1 angegeben.

Wenn Sie Probleme formell melden möchten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der polnischen Datenschutzbehörde einzureichen:

Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes UODO)

• Anschrift: Stawki-Straße 2, 00-193 Warschau

Diese Datenschutzerklärung wird in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert, um den geltenden Rechtsvorschriften zu entsprechen und die Verpflichtung gemäß Artikel 13-14 der DSGVO umzusetzen. Wir möchten Sie auch darüber informieren, dass wir uns bemühen, unseren Informationspflichten nachzukommen, wenn wir personenbezogene Daten für eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit auf individueller Basis erheben.

Von Zeit zu Zeit können wir dieses Dokument als Reaktion auf sich ändernde rechtliche, regulatorische oder betriebliche Anforderungen aktualisieren. Aktualisierungen werden direkt in diesem Dokument veröffentlicht und das Datum der letzten Änderung wird am Ende des Hinweises aktualisiert.

Die letzte Aktualisierung wurde vorgenommen am: 04.10.2024